PVoC i Certificate of Conformity – jak przygotować kontener na Afrykę Wschodnią?

Eksport używanej odzieży do Afryki Wschodniej wymaga nie tylko prawidłowego przygotowania kontenera, ale również sprawnego przejścia procedur związanych z PVoC, czyli inspekcją przedwysyłkową odzieży używanej i innych towarów oraz uzyskania Certificate of Conformity, czyli certyfikatu zgodności. Jak przygotować przesyłkę i jej dokumentację, aby ograniczyć ryzyko błędów i problemów, a w konsekwencji prawidłowo przejść kontrolę zgodności w Kenii, Tanzanii, Ugandzie lub innych krajach Afryki Wschodniej?

• Planując eksport odzieży używanej do Afryki trzeba sprawdzić wymagania, normy i procedury obowiązujące w wybranym państwie.
• Przed załadunkiem kontenera trzeba sprawdzić procedury Pre-Export Verification of Conformity dla odzieży używanej i dowiedzieć się, jak można uzyskać Certificate of Conformity.
• Koniecznością jest zadbanie o poprawne przygotowanie dokumentacji - Commercial Invoice, Packing List, dokumentacja PVoC i inne wymagane dokumenty oraz rzeczywista zawartość kontenera powinny zawierać zgodne dane.

Czym jest PVoC - Pre-Export Verification of Conformity?

Pre-Export Verification of Conformity, w skrócie PVoC to procedura weryfikacji towarów przed ich eksportem do określonego kraju. Jej celem jest sprawdzenie, czy importowane produkty spełniają wymagania techniczne, jakościowe, bezpieczeństwa i inne obowiązujące przepisy w kraju docelowym. W praktyce PVoC obejmuje najczęściej weryfikację dokumentacji, inspekcję towaru przed wysyłką oraz ocenę zgodności towaru z obowiązującymi normami i regulacjami.

Procedura PVoC ma za zadanie ograniczyć ryzyko wprowadzenia na rynek produktów niespełniających lokalnych wymagań. Warto przy tym zaznaczyć, że PVoC nie jest jedną uniwersalną procedurą obowiązującą identycznie w całej Afryce Wschodniej, więc każdy kraj może mieć własne specyficzne wymagania.

Certificate of Conformity (CoC) – czym jest i do czego służy?

Certificate of Conformity jest dokumentem potwierdzającym, że określona przesyłka lub partia produktów spełnia wymagania techniczne i regulacyjne obowiązujące na rynku docelowym. W krajach, w których działa program PVoC, uzyskanie CoC jest jednym z ważniejszych etapów przygotowania towaru do eksportu.

Certificate of Conformity – odzież używana

CoC potwierdza, że produkt został poddany wymaganej procedurze oceny zgodności i spełnia określone normy, przepisy lub wymagania techniczne. W ramach procedury mogą być analizowane między innymi dokumenty techniczne, wyniki badań laboratoryjnych, deklaracje zgodności, oznakowanie produktu i wiele innych elementów. W przypadku odzieży używanej, jest to przede wszystkim ocena jakości i stanu towarów oraz kategorii. Wszystko dlatego, że państwa afrykańskie bronią się przed sprowadzaniem odzieży, która mogłaby być niebezpieczna dla zdrowia, jak choćby używana bielizna czy odzież szpitalna, a także przed sprowadzaniem towarów stanowiących odpad, jak mocno zniszczona i poplamiona odzież, nie nadająca się do użytku.

Jakie informacje znajdują się na Certificate of Conformity?

Certyfikat zgodności może się nieco różnić pomiędzy dokumentami wydawanymi na potrzeby poszczególnych państw, jednak zasadniczo zawiera takie dane jak:

• dane eksportera i producenta,
• dane importera lub odbiorcy,
• opis i identyfikację produktów,
• numer faktury handlowej,
• informacje dotyczące ilości i wartości przesyłki,
• kod lub kody HS,
• informacje o zastosowanych normach i wymaganiach,
• numer lub identyfikator certyfikatu,
• informacje dotyczące przeprowadzonej inspekcji lub badań,
• datę wystawienia dokumentu,
• dane jednostki, która przeprowadziła ocenę zgodności.

Warto upewnić się, że dane dotyczące towaru są spójne we wszystkich dokumentach, w tym w Commercial Invoice i Packing List, gdyż wszelkie nieprawidłowości mogą utrudniać przeprowadzenie formalności związane z transportem i odprawą kontenerów.

Istotne jest też to, że CoC nie zastępuje standardowej dokumentacji handlowej ani dokumentów wymaganych do odprawy celnej. Jest to jedynie jeden z elementów całego pakietu dokumentów eksportowych.

Kiedy należy uzyskać CoC?

Jeżeli przepisy kraju docelowego wymagają uzyskania Certificate of Conformity w ramach procedury PVoC, proces ten należy zaplanować przed wysłaniem towaru. Rozpoczęcie procedury zbyt późno lub jej całkowite zaniechanie może skutkować opóźnieniem eksportu, koniecznością przeprowadzenia dodatkowych czynności albo problemami podczas odprawy importowej. Do najpoważniejszych konsekwencji braku wymaganego certyfikatu PVoC dla kontenera należy nałożenie kar finansowych, przeprowadzenie szczegółowej kontroli na koszt importera, a także odesłanie towaru do kraju wysyłki lub zniszczenie towaru na koszt eksportera.

Kenia, Tanzania, Uganda i pozostałe rynki Afryki Wschodniej – czy procedura jest taka sama?

Choć Kenia, Tanzania i Uganda należą do tego samego regionu Afryki Wschodniej, wymagania dotyczące importu odzieży używanej nie są identyczne. Każdy z tych krajów posiada własny system kontroli zgodności, własne normy oraz procedury dotyczące dokumentów wymaganych przed wprowadzeniem towaru na rynek.

Generalnie we wszystkich trzech przypadkach podstawą jest procedura PVoC realizowana w kraju eksportu przez wyznaczonych agentów kontrolnych, na podstawie której możliwe jest uzyskanie CoC. Różnice, choć istotne, są stosunkowo niewielkie. Na przykład Kenia i Uganda nakładają na całą odzież używaną procedury związane z uzyskaniem certyfikatu zgodności, z kolei Tanzania wymaga takich procedur tylko w przypadku wybranych kodów HS. Inna różnica to fakt, że Kenia wymaga kontroli obejmującej nie tylko sam towar, ale też sposób jego sortowania i pakowania, co w Tanzanii i Ugandzie nie jest brane pod uwagę. Z kolei w przypadku braku CoC Uganda i Tanzania przewidują inspekcję w miejscu przeznaczenia na koszt importera oraz dodatkową dopłatę w wysokości 15% podatku CIF na towary objęte PVoC, natomiast Kenia nie stosuje takiego rozwiązania jako standardowej procedury.

Czy pozostałe rynki Afryki Wschodniej działają tak samo jak Tanzania, Kenia i Uganda?

Warto wiedzieć, że niektóre kraje podchodzą do importu odzieży używanej bardziej restrykcyjnie niż inne. W Zimbabwe obowiązuje zakaz importu odzieży z drugiej ręki, z wyjątkiem podmiotów posiadających specjalne pozwolenia i spełniających określone warunki. Zakaz importu odzieży używanej do dalszej odsprzedaży dotyczy też Etiopii. Bardzo wysokie bariery wprowadza też Rwanda i Burundi. Z kolei Madagaskar, Mozambik czy też Somalia nie nakładają szczególnych ograniczeń dla odzieży używanej i traktują ją jak inne towary importowane. Dlatego planując eksport do Afryki Wschodniej trzeba każdorazowo zweryfikować, jakie procedury obowiązują w interesującym nas państwie.

Rozwój sprzedaży międzynarodowej przez hurtownię odzieży używanej – co warto wiedzieć?

Jak przygotować towar do eksportu do Afryki Wschodniej?

Chcąc prowadzić eksport odzieży używanej do Afryki Wschodniej trzeba zacząć od ustalenia wymagań kraju docelowego. Następnie trzeba ustalić co faktycznie będzie się znajdowało w kontenerze, eliminując te rzeczy, które są na poszczególnych rynkach niedozwolone, jak choćby używana bielizna w Tanzanii. Następnie dla towaru lub jego poszczególnych kategorii trzeba ustalić kody HS. Dla używanej odzieży często stosowany jest HS 6309 – międzynarodowy kod klasyfikacji celnej obejmujący odzież używaną i pozostałe artykuły używane, jednak warto zweryfikować, czy w danym przypadku będzie to odpowiednia klasyfikacja i czy dany kod sprawia, że towar podlega procedurze PVoC. Jeśli konieczne jest przejście procedury PVoC trzeba skontaktować się z firmą, która jest akredytowanym przez dane państwo inspektorem. Już na etapie kontroli zawartości trzeba mieć przygotowaną dokumentację, taką jak Commercial Invoice oraz Packing List, które później będą też konieczne w trakcie odprawy celnej, a także sam towar do eksportu. Po uzyskaniu CoC można załadować i zaplombować kontener. Dopiero wtedy kontener z odzieżą używaną może ruszyć w drogę do Afryki.

Dokumentacja niezbędna do PVoC i uzyskania CoC

Przygotowanie dokumentacji do eksportu używanej odzieży powinno rozpocząć się jeszcze przed zgłoszeniem przesyłki do kontroli. Dokumenty muszą nie tylko potwierdzać transakcję, ale przede wszystkim pozwalać jednoznacznie zidentyfikować towar, jego ilość, wartość, klasyfikację oraz przesyłkę podlegającą kontroli.

Eksport do Afryki Wschodniej - dokumentacja

Zasadniczo najważniejsze dokumenty wymagane w przypadku eksportu odzieży używanej do państw afrykańskich to:

• Commercial Invoice – faktura handlowa,
• Packing List – specyfikacja zawartości przesyłki,
• dokument lub formularz zgłoszeniowy PVoC,
• informacje dotyczące kodu HS i opisu towaru,
• dokumenty dotyczące pochodzenia towaru, jeżeli są wymagane,
• dokumentacja dotyczącą sortowania i pakowania, jeśli jest wymagana,
• inne dokumenty wymagane przez właściwy organ lub agenta PVoC.

Sprawdź, najważniejsze informacje dla importera odzieży używanej.

Jak uniknąć niespójności danych pomiędzy dokumentami?

Częstym problemem eksporterów i importerów nie jest brak dokumentacji, tylko niespójność danych. Przykładowo może to być zastosowanie różnych danych HS, wpisanie różnej masy towaru lub liczby opakowań (najczęściej bel), stosowanie różnego nazewnictwa tych samych kategorii odzieży itp. Wystarczy w jednym dokumencie wpisać kategorię „used clothing”, w drugim „second-hand garments”, a w trzecim „used textile products”, aby mieć niezgodność w dokumentacji, choć teoretycznie każde sformułowanie oznacza dokładnie to samo. Wszystkie takie różnice mogą prowadzić do trudności w uzyskaniu CoC, opóźnień w trakcie odprawy i dodatkowych kosztów. Dlatego aby uniknąć niespójności należy ustalić podstawowe dane przesyłki, nie zmieniać opisów towaru między dokumentami, zweryfikować czy Packing List odpowiada rzeczywistej zawartości kontenera, sprawdzić czy dokumenty są jednolite przed zgłoszeniem do PVoC, a także nie wprowadzać zmian po zgłoszeniu PVoC, a tym bardziej po uzyskaniu CoC.

Najczęstsze błędy eksporterów

W przypadku eksportu używanej odzieży do Afryki Wschodniej ewentualne problemy wynikają najczęściej nie z samej kontroli, lecz z nieodpowiedniego przygotowania się do całej operacji.

• Rozpoczęcie procedury PVoC zbyt późno

Rozpoczęcie procedury PVoC zbyt późno to jedna z często spotykanych sytuacji. Kontrola może obejmować weryfikację dokumentów, kontrolę fizyczną towaru, a w określonych przypadkach również badania i inne czynności. Rozpoczynanie jej tuż przed planowanym załadunkiem zwiększa ryzyko opóźnienia wysyłki.

• Wysłanie towaru przed uzyskaniem wymaganego CoC

Nie można traktować uzyskania Certificate of Conformity jako kwestii czysto formalnej, która jest tylko dopełnieniem procedury. Próba załatwienia tego dokumentu już po wypłynięciu kontenera może spowodować, że nie uda się go uzyskać, co będzie niosło konsekwencje, przede wszystkim po stronie importera.

• Różnice między dokumentami i rzeczywistą zawartością kontenera

Opis towaru, dane stron, wartość przesyłki, liczba bel, masa kontenera i inne dane, powinny być zgodne w całej dokumentacji i jednocześnie zgodne z zawartością transportu. W razie jakichkolwiek zmian dokumenty powinny być prawidłowo skorygowane.

• Nieprawidłowe oznakowanie towaru

Oznaczenia na opakowaniach zbiorczych, takich jak bele lub inne jednostki ładunkowe, powinny odpowiadać wymaganiom obowiązującym dla danego produktu i rynku. W przypadku używanej odzieży szczególne znaczenie mają informacje dotyczące identyfikacji towaru, a także informacje na temat sposobu sortowania i pakowania.

• Założenie, że wszystkie kraje z danego kontynentu mają takie same wymagania i procedury

Zakładanie, że wszystkie kraje na przykład afrykańskie, mają takie same wymagania i procedury to jeden z najbardziej ryzykownych skrótów myślowych. Sam fakt, że eksporter wcześniej wysłał używaną odzież do jednego z tych krajów, nie oznacza, że identyczny zestaw dokumentów i procedura będą obowiązywać przy kolejnej wysyłce do innego kraju. Trzeba mieć świadomość, że część krajów zezwala na import odzieży używanej, część nakłada dodatkowe ograniczenia, a część państw całkowicie zakazuje takiej działalności.

Znajdź partnera do eksportu odzieży używanej - A&E Clothing!